1. The Challenge: Menghapus "Zaman Batu" Administrasi
Divisi PDC PT LEN mengelola volume dokumen proyek yang sangat besar. Sebelum sistem ini ada, pengelolaan arsip dilakukan secara fisik (hard copy) dan folder lokal tanpa sistem pencarian terstruktur.
- Problem: Pencarian dokumen lama memakan waktu lama, risiko kehilangan arsip fisik tinggi, dan tidak ada sistem pemisahan hak akses yang jelas.
- Objective: Membangun sistem yang menjamin aksesibilitas cepat, keamanan data, dan audit trail yang transparan.
2. The Architecture: Desain Berbasis Skalabilitas
Sistem ini dirancang dengan arsitektur Model-View-Controller (MVC) untuk memastikan kode mudah dipelihara dan dikembangkan di masa depan.
- Backend: Laravel Framework untuk menangani logika bisnis yang kompleks dan keamanan otentikasi.
- Database: MySQL dengan relasi data yang dinormalisasi untuk integritas informasi dokumen dan log aktivitas.
- Security: Mengimplementasikan Role-Based Access Control (RBAC) untuk membatasi kewenangan antara Admin dan User biasa.
3. Key Enterprise Features
Sistem ini membawa fitur tingkat lanjut yang belum ada di versi sebelumnya:
- Automated Author Tracking: Sistem mencatat secara otomatis siapa pengunggah dokumen untuk akuntabilitas data.
- Real-time Activity Log: Audit trail lengkap yang merekam setiap tindakan (Login, Upload, Edit, Delete) guna mencegah penyalahgunaan informasi.
- Recycle Bin System: Mekanisme soft-delete yang memungkinkan pemulihan dokumen jika terjadi kesalahan penghapusan.
- Responsive UI: Tampilan yang mendukung dark mode dan navigasi yang dioptimalkan untuk efisiensi kerja staf.
4. Impact & Result
Berdasarkan pengujian fungsionalitas dan validasi di lapangan:
